TERMENI ȘI CONDIȚII DE UTILIZARE

INTRODUCERE

Prezentul document (denumit în continuare „Termeni și Condiții”) stabilește regulile contractuale aplicabile utilizării serviciului digital Aero Pass. Vă rugăm să citiți cu atenție aceste clauze înainte de a utiliza serviciul. Prin accesarea site-ului și plasarea unei comenzi, acceptați expres și neechivoc acești Termeni și Condiții.

1. DATELE DE IDENTIFICARE ALE PRESTATORULUI

Serviciul Aero Pass este furnizat de către:

• Denumire societate: Aviation Geek SRL
• Adresă: șos. București - Ploiești, nr. 15, et. 3, Sector 1, București, România
• Număr de ordine în Registrul Comerțului: J2021003784124
• Cod Unic de Înregistrare (CUI): RO44711854

(Denumită în continuare „Operatorul” sau „Aero Pass”).

2. DEFINIȚII

• Utilizator/Client: Orice persoană fizică sau juridică care accesează serviciul și plasează o comandă.
• Serviciul Aero Pass: Serviciu digital automatizat și/sau asistat manual care interacționează cu sistemele companiilor aeriene pentru a facilita procesul de check-in online în numele Clientului.
• Comandă: Solicitarea transmisă de Client prin intermediul site-ului pentru efectuarea check-in-ului, identificată printr-o Referință Internă unică.
• Confirmare Automată: Mesaj generat automat de sistem care atestă exclusiv recepționarea comenzii și procesarea plății, fără a garanta succesul check-in-ului sau validitatea datelor.
• Validare Date Rezervare: Etapa operațională în care echipa Aero Pass verifică coerența datelor biletului de avion (PNR, Nume) cu sistemele companiei aeriene. Notă: Această validare NU certifică faptul că documentele de călătorie ale pasagerului (pașaport, vize) sunt valabile sau suficiente pentru trecerea frontierei, această responsabilitate revenind exclusiv Clientului.
• Momentul încheierii contractului: Contractul se consideră încheiat în momentul transmiterii Cărții de îmbarcare către Client sau în momentul confirmării anulării comenzii, după caz.

3. OBIECTUL CONTRACTULUI ȘI DESCRIEREA PROCESULUI

3.1. Aero Pass furnizează un serviciu de intermediere digitală („mandat fără reprezentare”), prin care preia datele furnizate de Client și efectuează demersurile tehnice necesare pentru check-in-ul online pe site-ul companiei aeriene specificate.

3.2. Fluxul operațional de prestare a serviciului: Utilizatorul înțelege și acceptă că serviciul se desfășoară în următoarele etape secvențiale:

• Plasarea comenzii: Clientul completează formularele din platformă.
• Plata comenzii: Clientul achită contravaloarea serviciului.
• Confirmarea automată: Sistemul confirmă primirea comenzii și plata. Dacă Clientul nu primește ulterior confirmarea validării manuale, Aero Pass nu poate fi tras la răspundere pentru neefectuarea check-in-ului.
• Validare Date Rezervare: Operatorii Aero Pass verifică datele și existența rezervării în sistemele terțe. Aceasta reprezintă începerea efectivă a executării mandatului și alocarea resurselor umane.
• Efectuarea Check-in-ului: Aero Pass interacționează cu sistemul companiei aeriene când fereastra de check-in devine activă.
• Transmiterea Cărții de îmbarcare: Documentele generate sunt trimise pe emailul Clientului și încărcate în contul de client.
• Emiterea Facturii: Factura fiscală este emisă și transmisă Clientului. Aceasta poate fi emisă la momentul finalizării serviciului sau, cel târziu, în ultima zi a lunii curente sau prima parte a lunii următoare celei în care s-a efectuat Validare Date Rezervare.

3.3. Servicii adiacente (Locuri, Bagaje, Fidelitate):

• Locuri: Aero Pass va selecta cele mai bune locuri disponibile gratuit (ex: locuri alăturate), în limita disponibilității. Aero Pass NU va modifica locurile deja achiziționate de Client. Dacă compania aeriană alocă locuri aleatorii, locuri "Standby" sau cu alocare la poartă, Aero Pass nu are nicio responsabilitate.
• Bagaje: Serviciul include doar check-in-ul pasagerilor. Bagajele de cală pot fi adăugate de Client la aeroport sau pe site-ul companiei aeriene, dacă este permis.
• Programe Fidelitate: Clientul poate furniza datele cardului de fidelitate. Dacă programul nu este disponibil în meniul companiei aeriene sau datele sunt invalide, check-in-ul se va face fără asocierea contului de fidelitate.

3.4. Minori: Aero Pass NU efectuează check-in online pentru pasagerii cu vârsta sub 16 ani (aceștia având regim special la majoritatea companiilor aeriene).

3.5. Natura obligației: Aero Pass își asumă o obligație de diligență (de mijloace), nu de rezultat. Prestatorul depune toate eforturile rezonabile pentru a realiza check-in-ul, însă reușita operațiunii depinde de factori externi.

4. LIMITĂRI ALE SERVICIULUI ȘI EXONERAREA DE RĂSPUNDERE

4.1. Check-in-ul NU este garantat. Clientul ia la cunoștință și acceptă că Aero Pass nu poate fi făcut răspunzător și nu datorează rambursarea dacă check-in-ul nu poate fi efectuat din cauze precum:

• Site-ul companiei aeriene este indisponibil sau prezintă erori tehnice;
• Compania aeriană a modificat regulile de check-in sau orarul de zbor;
• Modificarea orei sau datei zborului de către compania aeriană afectează disponibilitatea tehnică a sistemului de check-in online (ex: zborul este re-codificat sau check-in-ul online este dezactivat pentru noua configurare a zborului);
• Compania aeriană nu oferă serviciul de check-in online pentru aeroportul de plecare specificat (lista aeroporturilor eligibile trebuie consultată de Client pe site-ul operatorului aerian înainte de comandă);
• Compania aeriană blochează check-in-ul online și solicită verificarea documentelor la ghișeu (Visa Check/Document Check). În acest caz, serviciul Aero Pass se consideră prestat prin inițierea procedurii, chiar dacă biletul nu este emis online;
• Datele furnizate de Client sunt incorecte, incomplete sau nu corespund cu cele din sistemul companiei aeriene.

4.2. Aero Pass nu este responsabil pentru:

• Refuzul îmbarcării, probleme legate de vize sau documente expirate;
• Neprezentarea Clientului la timp la aeroport sau la poarta de îmbarcare, indiferent de motiv, pierderea zborului sau refuzul îmbarcării din cauza întârzierii pasagerului;
• Situația în care Clientul efectuează singur check-in-ul pe site-ul companiei aeriene înainte ca Aero Pass să finalizeze procedura. În acest caz, comanda se consideră onorată (prin disponibilitatea resurselor alocate), iar prețul nu se returnează;
• Imposibilitatea Clientului de a prezenta cartea de îmbarcare la aeroport (ex: telefon descărcat, lipsă internet), dacă aceasta a fost transmisă pe email de Aero Pass;
• Alocarea locurilor despărțite de către algoritmul companiei aeriene.

4.3. După emitere, cartea de îmbarcare este disponibilă pentru descărcare în contul de client Aero Pass, secțiunea „Rezervarea mea”, fiind transmisă simultan și pe email. Tot în secțiunea „Rezervarea mea” se va regăsi și factura fiscală aferentă comenzii. În paralel, cartea de îmbarcare este disponibilă și pe site-ul/aplicația companiei aeriene. Clientul este liber să modifice locurile sau să adauge servicii extra direct la operatorul aerian, pe riscul său.

5. OBLIGAȚIILE UTILIZATORULUI

5.1. Clientul are obligația de a furniza date corecte, complete și reale (Nume, Prenume, Data nașterii, Serie/Număr Document, Data expirării, Cod Rezervare).

5.2. În cazul în care sunt necesare informații sau documente suplimentare (ex: formulare specifice de intrare în țară, Passenger Locator Form - PLF), completarea acestora cade exclusiv în sarcina Clientului. Aero Pass va contacta Clientul dacă sistemul companiei aeriene o solicită, însă lipsa unui răspuns în timp util sau necompletarea formularelor exonerează Aero Pass de răspundere, compania aeriană putând condiționa emiterea cărții de îmbarcare de existența acestor formulare.

5.3. Clientul trebuie să verifice emailul pentru confirmarea check-in-ului și să confirme primirea acestuia prin butonul dedicat (dacă există) sau prin verificare directă. Clientul este unicul responsabil să se asigure că deține biletul înainte de a ajunge la aeroport.

5.4. Modificări de orar: Clientul are obligația de a notifica Aero Pass în cel mai scurt timp posibil (prin email sau formularul de contact) cu privire la orice modificare a orarului de zbor sau a datei călătoriei efectuată de compania aeriană. În lipsa notificării din partea Clientului, Aero Pass nu este răspunzător pentru eșecul check-in-ului cauzat de decalarea ferestrei de deschidere a acestuia.

6. PREȚUL ȘI MODALITĂȚILE DE PLATĂ

6.1. Prețul serviciului este cel afișat pe site la momentul plasării comenzii și include TVA (dacă este aplicabil).

6.2. Plățile pot fi efectuate în monedele disponibile pe site. În cazul plăților efectuate într-o altă monedă decât RON (moneda de referință), cursul de schimb aplicat poate include o marjă de conversie și procesare de până la 4% peste cursul BNR din ziua tranzacției, pentru a acoperi riscul valutar și costurile operaționale.

6.3. Campanii Promoționale: Aero Pass poate derula ocazional campanii promoționale. Termenii și condițiile specifice acestora vor fi precizate în materialele de promovare aferente.

6.4. Procesarea comenzii poate începe oricând după confirmarea plății, în funcție de fluxul operațional și prioritizarea internă.

7. DREPTUL DE RETRAGERE, ANULARE ȘI POLITICA DE RAMBURSARE

7.1. Excepția de la dreptul de retragere: Conform OUG 34/2014, art. 16 lit. a) și m), Clientul este informat și acceptă expres că își pierde dreptul legal de retragere (dreptul de „răzgândire” în 14 zile) odată ce serviciul a fost prestat integral sau executarea sa a început cu acordul său prealabil.

7.2. Momentul începerii executării: Clientul acceptă că executarea serviciului începe în momentul trecerii comenzii în starea „Validare Date Rezervare” (Pasul 4 din fluxul operațional). Din acest moment, Aero Pass a alocat resurse umane și tehnice. Comanda poate fi anulată la cerere pentru a stopa procesul, însă prețul NU este rambursabil.

7.3. Comenzi interconectate (Cross-selling): În cazul în care Clientul plasează o comandă ulterioară (ex: zbor retur sau conexiune) beneficiind de un discount condiționat de comanda inițială, comanda inițială nu mai poate fi anulată sub nicio formă, chiar dacă nu a intrat încă în etapa de validare manuală. Cele două comenzi formează un pachet comercial indivizibil.

7.4. Situații de nerambursare: Serviciul NU este rambursabil în situații precum:

• Comanda a trecut de etapa de Validare Date Rezervare, indiferent de rezultatul check-in-ului;
• Validarea Datelor manuală a eșuat din cauza datelor incorecte furnizate de Client, iar acesta nu a răspuns solicitărilor de rectificare;
• Clientul a plasat o comandă pentru un zbor unde check-in-ul online nu este disponibil conform politicii companiei aeriene;
• Check-in-ul a eșuat din restricțiile companiei aeriene (ex: verificare viză la ghișeu), deși Aero Pass a inițiat procedura.

7.5. Procedura de anulare: Pentru a solicita anularea (în cazurile eligibile înainte de validare), Clientul trebuie să trimită o solicitare scrisă care să respecte cumulativ următoarele condiții:

• Să fie transmisă pe email la adresa adresa de email de pe pagina Contact și/sau completând Formularul de Contact;
• Să fie trimisă obligatoriu de pe adresa de email utilizată la plasarea comenzii (pentru identificare);
• Să conțină Referința Internă a comenzii, Numele Pasagerului, Ruta și Data Zborului.

7.6. Metoda de rambursare: În cazul strict limitat în care o comandă este eligibilă pentru rambursare (înainte de validare și fără legături cross-sell), suma va fi restituită integral folosind aceeași metodă de plată utilizată la tranzacția inițială, în termen de maximum 14 zile calendaristice de la confirmarea anulării.

8. PROPRIETATE INTELECTUALĂ

8.1. Drepturile Aero Pass: Întregul conținut al site-ului (logo-uri, texte, software, baze de date) este proprietatea exclusivă a Aero Pass și este protejat de legea drepturilor de autor. Copierea sau utilizarea neautorizată se pedepsește conform legii.

8.2. Mărcile terților: Denumirile și logo-urile companiilor aeriene menționate pe site sunt proprietatea deținătorilor respectivi. Aero Pass le utilizează exclusiv în scop descriptiv, pentru a indica destinația serviciului. Aero Pass nu este afiliat cu aceste companii, cu excepția cazului în care se specifică altfel.

9. FORȚA MAJORĂ

9.1. Părțile nu sunt răspunzătoare pentru neexecutarea obligațiilor din cauza forței majore.

9.2. Forța majoră include evenimente imprevizibile și inevitabile (război, calamități, greve aviatice, căderi majore de internet, restricții guvernamentale).

9.3. Dacă evenimentul durează peste 15 zile, contractul poate înceta de plin drept, fără daune-interese.

10. LEGEA APLICABILĂ ȘI JURISDICȚIA

10.1. Contractul este guvernat de legea română. Litigiile se soluționează amiabil sau de către instanțele competente de la sediul Aero Pass.

10.2. Soluționarea online a litigiilor (SOL): Consumatorii pot utiliza platforma europeană SOL: https://ec.europa.eu/consumers/odr.

11. MODIFICAREA TERMENILOR ȘI CONDIȚIILOR

Aero Pass își rezervă dreptul de a actualiza sau modifica periodic prezentul document (Termeni și Condiții), pentru a reflecta orice modificări ale modului și condițiilor de funcționare a site-ului sau orice modificări ale cerințelor legale. Documentul este opozabil Clienților/Utilizatorilor de la momentul afișării în site.

În cazul oricărei astfel de modificări, vom afișa pe site versiunea modificată a Documentului, motiv pentru care vă rugăm să verificați periodic conținutul acestuia. Continuarea utilizării serviciilor sau plasarea de noi comenzi după publicarea modificărilor reprezintă acceptul dumneavoastră ferm și neechivoc al noilor Termeni și Condiții.